Hybride Meetings – das Beste beider Welten oder der unbefriedigende kleinste gemeinsame Nenner?

Wir haben fünf Tipps für die Moderation von hybriden Meetings für euch

Ein hybrides Meeting gehört mittlerweile zum Alltag vieler Teams und Unternehmen. Einige Teilnehmer treffen sich in Präsenz, andere sind online zugeschaltet. Viele schätzen es, sich für Workshops im Büro zu treffen. Aber Remote-Arbeit ist so etabliert, dass nicht immer alle dazu vor Ort sein können oder wollen. Für den Facilitator ist ein hybrides Meeting meist die schwierigste Variante – neben einer reinen remote oder reinen Präsenzveranstaltung.

Häufig werden die Teilnehmer, die online zugeschaltet sind, behandelt wie ein Vegetarier in einem Allgäuer Landgasthof. Ein wirklich vegetarisches Gericht ist nicht auf der Karte – zur Auswahl steht der Beilagensalat oder das Fleischgericht ohne Fleisch. Der Vegetarier wird nicht verhungern, aber wirklich willkommen wird er sich nicht fühlen.

Auf das Meeting übertragen: hybride Veranstaltungen sind oft für die Präsenz-Teilnehmer vorbereitet, der Remote-Teilnehmer wird eben dazugeschaltet. Die Kunst einer guten Facilitation besteht nun darin dafür zu sorgen, dass der Remote-Teilnehmer nicht nur irgendwie dabei ist, sondern als vollwertiger Teilnehmer aktiv mitwirken kann.

Unsere 5 Tipps für gelungene hybride Meetings

1. Sei als Facilitator im Raum bei den Präsenz-Teilnehmern und nicht online

Der große Vorteil von Remote-Teilnehmern aus Sicht des Moderators: sie können nicht weglaufen. Im Gegensatz dazu ist es sehr schwer, Teilnehmer im Raum unter Kontrolle zu halten. Sie gehen vor die Tür, schreiben ans Whiteboard, holen sich einen Kaffee. Wenn du als Facilitator online dabei bist, bist du nur eine Stimme aus dem Lautsprecher. Wenn die Teilnehmer den Raum verlassen, ist es quasi unmöglich sie zurück zu holen.

Wenn du es mit einer größeren Anzahl von Online-Teilnehmern zu tun hast, solltest du einen zweiten Facilitator hinzuziehen, der speziell die Remote-Teilnehmer unterstützt, wenn sie z.B. Fragen zum digitalen Whiteboard oder dem Videokonferenztool haben.

2. Überlege dir, ob Online oder Präsenz vorgibt

Bei einem Hybrid-Meeting hast du grundsätzlich zwei Möglichkeiten: du arbeitest auf einem digitalen Whiteboard oder du arbeitest im Raum – mit Stickies, am Whiteboard oder Flipchart.

Bei Variante 1 müssen alle Teilnehmer am Laptop arbeiten – um Stickies zu schreiben oder digital abzustimmen. Der Vorteil eines Präsenz-Meetings, bei dem man sich im Raum bewegen kann, wird dabei kaum genutzt.

Bei Variante 2 besteht das Risiko, dass die Online-Teilnehmer untergehen, weil sie nicht aktiv partizipieren können, z.B. selbst Stickies schreiben oder sie die Ergebnisse nicht lesen können. Daher solltest du besonders häufig in kleineren Gruppen oder einzeln arbeiten.

3. Sorge für gute Technik im Raum

Damit alle Teilnehmer im Raum optimal zu sehen und zu hören sind, ist es unerlässlich für eine gute technische Ausstattung zu sorgen. Dazu gehört ein Tischmikrofon, dass die Gespräche der Teilnehmer im gesamten Bewegungsradius überträgt – also nicht nur am Konferenztisch sitzend, sondern auch wenn sie sich im Raum bewegen, beispielsweise um am Whiteboard zu arbeiten.

Ebenso wichtig wie ein gutes Mikrofon ist eine Raum-Kamera. Ideal ist eine Kamera, die sich automatisch zum Sprecher bewegt und zoombar ist. Die Kamera sollte auch ein Flipchart oder Whiteboard erfassen können. Prüfe vorher ob Spiegelungen die Lesbarkeit verhindern und stelle kontrastreiche Stifte bereit.

Wenn du nur vereinzelte Online-Teilnehmer hast, funktioniert es meist gut, diese auf einem Tablet mit im Raum zu bewegen.

4. Wähle Methoden, die sowohl im Raum als auch online gut funktionieren

Die Wahl der Methoden ist immer entscheidend für das Gelingen eines Meetings. Wenn du sowohl Präsenz- als auch Remote-Teilnehmer hast, musst du genau überlegen, welche Methoden geeignet sind.

Nach unserer Erfahrung ist es bei der Arbeit in Kleingruppen besser, die Präsenz- und Online-Teilnehmer nicht zu mischen. So kannst du dieselbe Methode auf einem digitalen Whiteboard für die Online-Teilnehmer und auf einem haptischen Whiteboard im Raum vorbereiten und die Ergebnisse dann zusammenführen.

Bei gemischten Gruppen ist es einfacher digital zu arbeiten. Der Vorteil eines Präsenztreffens, bei dem man sich im Raum bewegen kann, geht dann aber verloren.

5. Vergiss die Online-Teilnehmer in den Pausen nicht

Gerade die Pausen sind es, die als starkes Argument für Präsenz-Meetings ins Feld geführt werden. In der Kaffeepause und beim Mittagessen ist Zeit für Smalltalk oder um ein angeschnittenes Thema zu vertiefen. Die Online-Teilnehmer sind dabei oft außen vor.

Eine Möglichkeit diese zu integrieren, ist ein Walk&Talk – also ein kurzer Spaziergang face-to-face oder per Telefon. Gib den Teilnehmern dafür eine Check-in Frage mit, um den Smalltalk zu erleichtern.

Wenn ein hybrides Meeting durchdacht und gut vorbereitet ist, kann es tatsächlich das Beste beider Welten darstellen. Man spart sich lange Anfahrtswege und hohe Kosten und profitiert trotzdem davon, sich im Raum bewegen zu können und ungeplante Gespräche am Kaffeetresen zu ermöglichen.

Als Facilitator solltest du dir im klaren sein, dass ein hybrides Meeting eine eigene Art von Meeting ist und nicht nur eine Mischung aus Präsenz und online. Du solltest dir bei der Konzeption genau überlegen wie du sicherstellen kannst, dass alle gemeinsam am Thema arbeiten und jeder optimal partizipieren kann.